Dasar Hukum Penetapan Formasi Pegawai dan Aturan Terbarunya

Memahami tata kelola pemerintahan yang efektif dimulai dari perencanaan sumber daya manusia (SDM) yang matang. Dalam konteks birokrasi di Indonesia, penetapan jumlah dan jenis jabatan tidak dilakukan secara acak, melainkan melalui prosedur yang ketat. Perlu diketahui bahwa salah satu dasar hukum penetapan formasi pegawai adalah Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) yang menjadi payung hukum utama manajemen pegawai saat ini.

Penetapan formasi ini bertujuan agar setiap instansi pemerintah memiliki jumlah personel yang tepat dengan kualifikasi yang sesuai. Tanpa adanya landasan hukum yang jelas, pengadaan pegawai berisiko menimbulkan inefisiensi anggaran dan tumpang tindih tupoksi (tugas pokok dan fungsi). Oleh karena itu, setiap pejabat pembina kepegawaian wajib merujuk pada regulasi yang berlaku sebelum mengusulkan kebutuhan pegawai baru ke tingkat pusat.

Dasar Hukum Utama dan Regulasi Terkait Formasi Pegawai

Secara hierarkis, penetapan formasi pegawai di Indonesia diatur dalam beberapa tingkatan peraturan. Selain undang-undang, terdapat Peraturan Pemerintah (PP) dan Peraturan Menteri yang bersifat teknis. Berikut adalah rincian regulasi yang menjadi landasan operasional penetapan formasi:

• Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023: Merupakan regulasi terbaru yang menggantikan UU No. 5 Tahun 2014. UU ini mengatur tentang transformasi manajemen ASN yang lebih dinamis dan fleksibel.
• Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017: Tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Meskipun ada UU baru, ketentuan teknis dalam PP ini masih berlaku selama tidak bertentangan dengan UU No. 20 Tahun 2023.
• Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018: Mengatur tentang Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK).
• Peraturan Menpan-RB Nomor 1 Tahun 2020: Mengatur secara spesifik mengenai tata cara analisis jabatan dan analisis beban kerja sebagai instrumen penetapan formasi.

Penting bagi praktisi HR di instansi pemerintah maupun calon pelamar untuk memahami bahwa salah satu dasar hukum penetapan formasi pegawai adalah keselarasan antara visi strategis organisasi dengan ketersediaan anggaran negara. Hal ini termaktub dalam prinsip-prinsip penyusunan formasi yang harus mempertimbangkan kemampuan keuangan negara secara berkelanjutan.

Prinsip Penyusunan Formasi Berdasarkan Analisis Jabatan (Anjab)

Analisis Jabatan atau Anjab merupakan proses sistematis untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan. Hasil dari Anjab ini kemudian digunakan sebagai dasar untuk menentukan syarat jabatan, beban kerja, dan jumlah formasi yang dibutuhkan. Melalui Anjab, pemerintah dapat memetakan jabatan apa saja yang masih kosong dan jabatan mana yang sudah terlalu banyak pegawainya.

Dalam pelaksanaannya, Anjab tidak hanya melihat kuantitas, tetapi juga kualitas. Setiap posisi dianalisis berdasarkan uraian tugas, tanggung jawab, wewenang, serta kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan. Dengan demikian, salah satu dasar hukum penetapan formasi pegawai adalah hasil validasi dari analisis jabatan yang telah dilakukan secara objektif oleh tim internal instansi terkait.

Komponen dalam Analisis Jabatan

Ada beberapa komponen penting dalam Anjab yang mempengaruhi penetapan formasi, antara lain:

1. Identitas Jabatan: Nama jabatan, kode jabatan, dan unit kerja.
2. Ikhtisar Jabatan: Ringkasan tugas yang dilakukan oleh pemangku jabatan.
3. Kualifikasi Jabatan: Standar kompetensi, pendidikan minimal, dan pelatihan yang pernah diikuti.
4. Kondisi Lingkungan Kerja: Lingkungan fisik maupun non-fisik tempat pegawai bekerja.

Pentingnya Analisis Beban Kerja (ABK)

Setelah analisis jabatan selesai, langkah berikutnya adalah melakukan Analisis Beban Kerja (ABK). Jika Anjab menentukan "apa" yang dilakukan, maka ABK menentukan "berapa banyak" orang yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut dalam kurun waktu tertentu. ABK menggunakan teknik perhitungan yang membandingkan volume kerja dengan jam kerja efektif.

Hasil dari ABK inilah yang menjadi angka riil dalam pengusulan formasi. Sebagai contoh, jika sebuah instansi memiliki volume kerja 2.000 jam per tahun untuk tugas administrasi, sementara satu pegawai hanya memiliki jam kerja efektif 1.250 jam per tahun, maka instansi tersebut membutuhkan setidaknya dua orang pegawai (pembulatan ke atas). Dengan demikian, salah satu dasar hukum penetapan formasi pegawai adalah perhitungan beban kerja yang akurat agar tidak terjadi pemborosan sumber daya manusia.

"Penetapan formasi yang presisi adalah kunci dari birokrasi yang ramping namun kaya fungsi. Setiap satu kursi ASN harus memiliki justifikasi beban kerja yang jelas dan terukur."

Mekanisme Pengusulan dan Penetapan Formasi ke Pusat

Proses penetapan formasi tidak berhenti di tingkat instansi daerah atau kementerian saja. Ada prosedur koordinasi nasional yang harus dilalui. Setiap tahun, Instansi Pusat dan Instansi Daerah mengusulkan kebutuhan pegawainya melalui aplikasi sistem informasi yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan-RB).

Kemenpan-RB memiliki wewenang penuh untuk menyetujui, mengurangi, atau bahkan menolak usulan formasi dari instansi tersebut berdasarkan beberapa pertimbangan strategis, seperti:

• Ketersediaan pagu anggaran belanja pegawai di APBN/APBD.
• Prioritas pembangunan nasional (misalnya fokus pada tenaga kesehatan atau guru).
• Rasio antara jumlah ASN dengan jumlah penduduk atau cakupan layanan.
• Rencana strategis (Renstra) instansi untuk lima tahun ke depan.

Kesimpulan Mengenai Dasar Hukum Formasi Pegawai

Dapat disimpulkan bahwa salah satu dasar hukum penetapan formasi pegawai adalah Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 yang didukung oleh instrumen teknis berupa Analisis Jabatan (Anjab) dan Analisis Beban Kerja (ABK). Penetapan ini bukan sekadar proses administratif, melainkan langkah strategis untuk memastikan roda pemerintahan berjalan optimal dengan dukungan SDM yang kompeten dan proporsional.

Bagi instansi pemerintah, kepatuhan terhadap dasar hukum ini memastikan bahwa pengadaan pegawai bersifat akuntabel dan terhindar dari masalah hukum di masa depan. Sedangkan bagi masyarakat, pemahaman akan regulasi ini memberikan gambaran bahwa setiap lowongan CASN yang dibuka telah melalui proses kajian mendalam demi pelayanan publik yang lebih baik. Dengan transparansi dalam penetapan formasi, diharapkan kualitas birokrasi Indonesia akan terus meningkat menuju standar kelas dunia.